Vorig jaar hebben wij een whitepaper uitgebracht met als onderwerp ‘Hoe Sociaal is SharePoint’. Wij hebben hier veel reacties op mogen ontvangen. Wat hier duidelijk in naar voren kwam, is dat veel organisaties zich aan het heroriënteren zijn op het gebied van SharePoint, meestal omdat het gebruik van SharePoint achter blijft of door het gebrek aan acceptatie van de gebruikersorganisatie.
Er is al veel geschreven over SharePoint implementaties; de succesfactoren en de valkuilen. Waarom blijft het dan zo moeilijk om de gebruikersorganisatie mee te krijgen? Volgens ons omdat veel implementaties zich vooral richten op het ‘kunnen’ werken met een tool als SharePoint. Denk hierbij aan trainingen, train-de-trainer, Quick Reference Cards, handleidingen. U ziet ze allemaal voorbijkomen.
Gedragsverandering
SharePoint, het zit al in de naam: het ‘Sharen’ van informatie, kennis en interesses. Het zoeken/vinden en volgen van collega’s, documenten, blogs etc. Oftewel, een andere manier van werken. Het delen van kennis/informatie met uw collega’s als vanzelfsprekend gaan zien, ondersteund door SharePoint als middel. Kortom: een gedragsverandering.
Gedrag Beinvloeden
Mensen doen dingen uit motivatie en het vermogen om iets te doen. Oftewel, wat levert het mij als persoon op en kan ik dat ook?
Laten wij de oude gewoonte van het delen van documenten via de e-mail als voorbeeld nemen. In dit voorbeeld kunnen wij proberen de eindgebruiker ervan te overtuigen dat hier veel nadelen aanzitten (bijv. versiebeheer, niet kunnen vinden en/of delen van informatie etc.) Vaak krijgen wij de bevestiging vanuit de gebruiker dat dit inderdaad niet altijd goed werkt. Waarschijnlijk zal in dit voorbeeld het gedrag van de gebruiker niet veranderen op lange termijn en zal hij zijn documenten toch blijven delen via de e-mail.
Als wij kijken naar een lange termijn oplossing om oude gewoontes te veranderen, moeten wij proberen het gedrag rondom het delen van documenten te beïnvloeden in plaats van de gebruiker te overtuigen. Steeds vaker zien wij dan ook in onze implementaties dat onze SharePoint-consultants steeds meer ‘Influencers’ worden: ‘An influencer motivates others to change. An Influencer replaces behaviors with powerfull skills’. (bron: Influencer: The Power to Change Anything)
Zes bronnen van invloed
Uit onderzoek is gebleken dat degene die vier of meer bronnen van invloed gebruiken om verandering in de organisatie te bewerkstellingen, tien maal meer kans van slagen hebben. De volgende zes bronnen van invloed kunnen wij onderscheiden bij het veranderen van gedrag: Persoonlijk Willen, Sociaal Willen, Structureel Willen, Persoonlijk kunnen, Sociaal Kunnen en Structureel kunnen.
Als met deze bronnen elke gedragsverandering doorgevoerd kan worden kunnen wij dat ook gebruiken in een SharePoint implementatie?
Zoals eerder beschreven zien wij vaak alleen de ‘kunnen’ kant ingevuld, iedereen kan werken met SharePoint, alleen het gedrag is niet veranderd. Misschien wel belangrijker is het kijken naar de ‘willen’ kant.
Bron 1: Persoonlijke motivatie – Wil ik kennisdelen en zie ik daar het nut van?
Bron 2: Persoonlijk kunnen – Kan ik met SharePoint werken?
Bron 3: Sociaal willen – Stimuleert mijn omgeving mij om kennis te delen en spreekt het mij aan als ik dat niet doe?
Bron 4: Sociaal kunnen – Heb ik mensen om mij heen die voldoende kennis hebben om mij te ondersteunen bij het gebruik van SharePoint?
Bron 5: Structurele motivatie – Wordt het goede gedrag rondom kennisdeling beloond?Bron 6: Structureel kunnen – Maakt de omgeving het mogelijk om kennis te blijven delen?
Steeds vaker gebruiken wij dit framework als basis voor onze SharePoint implementaties en met succesvolle adopties als resultaat! Wij hebben implementatiemiddelen per bron van invloed ontwikkeld op zowel de ‘Kunnen’ als ‘Willen’ kant. Mocht u hier meer over willen weten, neem dan eens vrijblijvend contact op met een van onze implementatieconsultants (teamsharepoint@interaccess.nl).
‘An influencer makes things happen’
Auteur: Coen Eskes, Teamleider Team SharePoint