De mogelijkheid om het beheer op afstand te laten verzorgen, was een belangrijke reden om Inter Access te kiezen als beheerpartner.
Advies- en ingenieursbureau Grontmij koos na een grondige herstructurering van de IT organisatie voor een beleid waarbij een heldere scheidslijn bestaat tussen het ontwikkelen van beleid en de uitvoering ervan. Als gevolg van deze keus schakelde Grontmij Inter Access in voor het volledige beheer van de centrale Oracle e-Business Suite en het Linux-cluster waarop de suite draait. Inter Access is verantwoordelijk voor de systemen en de Oracle e-Business Suite. “We zochten naar een integrator waarmee we op een organische manier kunnen samenwerken”, zegt Bert Huijsen, CIO bij Grontmij.
Grontmij werkt samen met haar opdrachtgevers - overheid en bedrijfsleven - aan de kwaliteit van de leefomgeving. Met bouw, infrastructuur en milieu als werkterrein is het advies- en ingenieursbureau sinds jaar en dag o.a. betrokken bij de inrichting van stad en land, infrastructuur en telecommunicatie, milieutechniek en reststoffen, duurzaam bouwen en het ontwikkelen van woongebieden en bedrijventerreinen. Grontmij is een regionale netwerkorganisatie met kantoren in Nederland, België en Duitsland. Via het kantorennetwerk, in Nederland ca. 28, kan het bedrijf klanten op de voet volgen en snel en direct inspelen op lokale behoeften. Om het grote aantal projecten, uitgevoerd door ca. 4.000 medewerkers, aan te sturen en te beheersen, gebruikt Grontmij de Oracle e-Business Suite. Daarmee kunnen medewerkers in principe overal en altijd over de informatie beschikken die ze nodig hebben om optimaal te functioneren.
Gezien het bedrijfskritische karakter van de Oracle e-Business Suite zijn het technisch- en applicatiebeheer belangrijk voor Grontmij. Het bedrijf onderzocht daarom uitvoerig hoe de bedrijfsbrede ERP-applicatie optimaal en kosteneffectief kon worden beheerd. Grontmij heeft veel beheerkennis in huis. Maar zelf deze beheervormen uitvoeren zou een enorme en duurzame investering vergen in kennis en infrastructuur. “Dit was niet echt een optie”, zegt Bert Huijsen. “Met name vanwege de schaarste aan interne resources. Uit het onderzoek bleek dat de uitbesteding van de technische support en het applicatiebeheer aan een externe partij, zowel uit oogpunt van kwaliteit, risicobeheersing en financieel oogpunt beter was dan de oplossing zelf in huis te implementeren.” Grontmij zocht in dat verband naar een partner en naar mensen die bij Grontmij zouden passen. “Dan voorkom je dat je met twee totaal wezensvreemde culturen letterlijk tegenover elkaar komt te zitten”. Inter Access kenden we al van andere activiteiten. Als we de twee organisaties goed in elkaar zouden kunnen schuiven, waren er dus genoeg argumenten om de systemen geheel buiten de deur te laten beheren: het was goedkoper, Inter Access heeft meer expertise en ontwikkelt meer, én we konden de contacten met Oracle naar een hoger niveau brengen.”
Grontmij opereert als een professionele dienstverlener in een markt die vraagt om kostenreductie, maar tegelijkertijd sterk de behoefte heeft aan operationele effiency. Door te kiezen voor de Oracle e-Business Suite via Oracle On Demand van Inter Access, kan Grontmij zich volledig concentreren op zijn kerncompetenties, terwijl het bedrijf daarbij optimaal wordt ondersteund. Binnen het Oracle On Demand concept gaat Inter Access een resultaatsverplichting aan met de klant met als doel: de best mogelijke ondersteuning van de bedrijfsprocessen tegen de laagst mogelijke TCO. De continue verlaging van TCO realiseert Inter Access in nauwe samenwerking met de klant over de complete levenscyclus van de applicatie door de inzet van de juiste combinatie van diepgaande kennis en de nieuwste technologie. Zo maakt Grontmij gebruik van een Linux/Intel-platform met HP blade-servers, dat continu wordt verfijnd. De uitgangspunten hierbij: betrouwbaarheid, performance standaardisatie, schaalbaarheid, en kostenverlaging. Meerdere klanten delen, uiteraard met de nodige veiligheid voor de data, de infrastructuur, zodat Inter Access een flexibele capaciteitsaanpassing kan bieden en de behaalde schaalvoordelen direct door kan berekenen aan de klant.
“De mogelijkheid om het beheer op afstand te laten verzorgen, was een belangrijke reden om Inter Access te kiezen als beheerpartner, benadrukt Bert Huijsen, evenals de snelheid van ingebruikname. Ook was het van belang dat Inter Access door haar ruime ervaring in staat is vooraf vaste afspraken te maken over de benodigde tijd en de kosten van implementatie en beheer. Zo wordt Grontmij achteraf niet geconfronteerd met onverwachte kosten”. De integratie tussen beide bedrijven komt verder tot uitdrukking in het sharedrisk contract waarop de samenwerking is gebaseerd; zowel winsten als verliezen worden gedeeld. Ook de helpdeks worden gedeeld: Grontmij doet zelf de eerstelijns support, Inter Access de tweedelijns. Inter Access en Grontmij hebben op netwerk-, server- en applicatieniveau een datacenter voor de Oracle e-Business Suite ingericht. In eerste instantie is een vijfjarig beheercontract afgesloten. Inter Access ondersteunt Grontmij niet alleen bij het applicatiebeheer en op technisch beheerniveau, ook het beheer van databases en servers behoort tot de kerntaken van Inter Access. Bovendien levert Inter Access ook technische ondersteuning aan projecten bij aanpassingen en uitbreidingen.
“De open benadering van Inter Access helpt ons om onze doelstellingen te realiseren en sluit helemaal aan bij het thema openheid als strategische keuze binnen onze organisatie. We besparen naar schatting nu al 30 procent én zijn nog maar net begonnen met het benutten van de voordelen van het On Demand-concept,” aldus Huijsen. "Inter Access levert open, meetbare resultaten en adviseert ons bij het huidige en toekomstige gebruik van de Oracle e-Business Suite. Nu we live zijn, worden de verwachtingen van een hoge performance tegen veel lagere kosten snel waargemaakt.”