Zo krijgen we een veel beter beeld van verwachte verkopen en kunnen we berekenen welke impact acties hebben op de omzet.
Promoties zijn in de wasmiddelenmarkt essentieel vanwege de hevige concurrentie. Ook de divisie Laundry & Homecare van de multinational Henkel lanceert elke maand talloze acties bij verschillende retailers in de Benelux. De onderneming ervoer echter steeds meer de behoefte om die lopende acties beter te kunnen monitoren, de administratie ervan te beperken en de budgetten ervoor beter te bewaken. Om dit allemaal te realiseren, wilde Henkel de bestaande Lotus Notes 5.0- database van de Belgische vestiging naar een hoger plan tillen én uitrollen in de Benelux. IBM Business Partner Inter Access schoot hierbij te hulp.
Henkel is met divisies voor was- en reinigingsproducten, cosmetica- en verzorgingsproducten, kleef- en dichtstoffen en technologies actief in 125 landen. De was- en reinigingsproducten zijn goed voor zo’n 35 procent van de gehele omzet. Persil, Witte Reus, Bref, Silan en Fleuril zijn enkele bekende Henkel-merken. Maar liefst 80 procent van de omzet in dit soort wasmiddelen is in Nederland te herleiden tot promoties.
Met een externe consultant formuleerde Henkel een blauwdruk van de gewenste oplossing voor het beheer van acties. Het nieuwe systeem moest gebruikersvriendelijk zijn, extra informatie bieden en een flexibele rapportagetool omvatten. Met deze uitgangspunten ontwikkelde Inter Access een applicatie op basis van Lotus Notes 6.5. De oplossing is sinds november 2005 in gebruik bij de divisie Laundry & Homecare. "De toegevoegde waarde is evident", zegt Olivier Bragard, Trade Marketing Manager Benelux bij Henkel. "Het systeem heeft een inzichtelijker interface en is veel minder complex in het gebruik. Al bij de demonstratie van het systeem waren de gebruikers enthousiast. Dat is enorm belangrijk, want de waarde van de applicatie staat of valt met de user friendliness om gegevens correct in te voeren." Met de nieuwe applicatie heeft Henkel centrale toegang tot alle gegevens over lopende acties. Welke acties lopen er bij de verschillende retailers, om welke geuren en kleuren gaat het en welke zijn de kortingen? De resultaten per retailer zijn uitgebreid vast te leggen.
Jorden Rasquin, Demand Planner Customer Services bij Henkel: "Voorheen gebruikten we verschillende niet-geïntegreerde tools en was er daardoor vaak sprake van inconsistenties. Alle functionaliteit is nu gebundeld in één geïntegreerde oplossing. Door het toegenomen inzicht zijn voorraden beter te plannen. Bovendien kunnen we met dit systeem financiële forecasts genereren en budgetten uitstekend beheren." De divisie is nog bezig met de integratie van de rapportagetool Crystal Reports. Rasquin: "Zo krijgen we een veel beter beeld van verwachte verkopen en kunnen we berekenen welke impact acties hebben op de omzet."
Groot voordeel is dat de Sales-medewerkers met de nieuwe applicatie veel minder tijd spenderen aan administratieve taken. Bragard: "Ze leggen belangrijke gegevens sneller en efficiënter vast. Hierdoor kunnen ze zich bijna volledig richten op hun voornaamste activiteiten: verkopen en service verlenen aan onze klanten. Want uiteindelijk profiteren ook de retailers van beter geplande acties en een hoger serviceniveau." Naast Sales maken de afdelingen Logistiek, Finance en Marketing ook gebruik van de applicatie. Rasquin: "De vorm waarin deze afdelingen de informatie kunnen raadplegen, is enorm verbeterd ten opzichte van de vroegere niet-geïntegreerde tools. Voorheen moesten ze vaak in omvangrijke Excel-tabellen zoeken naar de gewenste gegevens. Nu krijgen ze direct de gevraagde informatie voorgeschoteld. Bovendien zijn de tabellen snel te exporteren en zie je via een brand- en accountmatrix in één oogopslag welke actie bij welke klant loopt."
Henkel is zeer te spreken over het verloop van het project. "De offerte van Inter Access was zeer gedetailleerd en bood een antwoord op het merendeel van onze vragen. Tijdens het project werkte één contactpersoon bij ons steeds samen met één contactpersoon bij hen. Dit was zeer efficiënt", aldus Rasquin. Henkel heeft gunstige toekomstverwachtingen van de applicatie. "We kunnen hier prima mee vooruit. Na verloop van tijd profiteren we ook van een leereffect. We vergaren steeds meer informatie over het verloop van acties en we kunnen daaruit gaan afleiden welke aanpak de meeste kans van slagen heeft. Dit stelt ons in staat steeds meer successen te realiseren, de concurrentie vóór te blijven en, last but not least, onze service aan onze klanten te verbeteren."