Zeeman beschikt met WebSphere Portal over een veelzijdig ontwikkelplatform dat ook in de toekomst breed inzetbaar is.
Op weg naar 1000 winkels in Europa’ - in geel en blauw is het te lezen op de vrachtwagens die af en aan rijden bij Zeeman textielSupers in Alphen aan den Rijn. Vier jaar geleden formuleerde het concern deze doelstelling en inmiddels zijn er 930 textielSupers in Nederland, Duitsland, België, Luxemburg en Frankrijk. Automatisering is bepalend voor deze sterke groei. Onlangs ontwikkelde Zeeman in samenwerking met IBM Business Partner Inter Access een inkoop- portal op basis van IBM WebSphere. Als ontwikkeltool werd Bowstreet Portlet Factory ingezet.
"Vanuit de organisatie kwam de vraag om het proces voor de invoer en controle van orders te verbeteren", zegt Theo Wouters, ICT-manager bij Zeeman. "Dit proces verloopt nu nog grotendeels handmatig. De agenten in het Verre Oosten vullen voor elke aankoop een orderformulier in en sturen dit naar het Nederlandse hoofdkantoor. Daar volgen diverse stappen. Zo voegt de declarant statistieknummers toe, maakt de inkoper een voorcalculatie, tekent de inkoopdirecteur voor finaal akkoord en handelt de inkoopassistent het proces administratief af. Deze werkwijze heeft een aantal nadelen. Het is niet inzichtelijk hoeveel orders er in de pijplijn zitten en waar ze liggen. Door de enorme papierstroom kunnen orders zoekraken of op de verkeerde stapel belanden. Bovendien zijn de formulieren vaak met de hand ingevuld en niet altijd goed leesbaar. De agent en inkoper moeten dan veel heen en weer bellen. Dit leidt tot onnodige vertraging en kosten."
Om het inkoopproces te stroomlijnen, ging Zeeman in 2004 op zoek naar een applicatie waarin orders direct in te voeren zijn. Een portal bleek de meest geschikte oplossing. Aangezien Zeeman al werkte met een IBM iSeries-systeem en Lotus Notes, Domino en DB2, lag de keuze voor WebSphere Portal voor de hand. Wouters: "Deze portal biedt de mogelijkheid om diverse applicaties te integreren en is bovendien makkelijk te onderhouden." Bij de keuze voor een ontwikkeltool speelde mee dat Zeeman al eerder een portal had laten bouwen op basis van Java/J2EE. Vanuit deze ervaring besloot men een ontwikkeltool te implementeren, waarmee sneller en beter ontwikkeld zou kunnen worden zonder afhankelijk te zijn van een externe partij. Bowstreet Portlet Factory bleek zeer geschikt. Hiermee zijn eenvoudig portlets te bouwen, aan te passen, te beheren en uit te rollen. Na een korte training kan iedere medewerker hiermee direct aan de slag. Aangezien Inter Access als enige partij in de Benelux een samenwerkingsverband heeft met Bowstreet, deed Zeeman een beroep op dit bedrijf voor de ontwikkeling en implementatie van de inkoop- portal.
Met de nieuwe inkoop-portal van Zeeman is de gehele keten inzichtelijk vanaf de eerste invoer van gegevens door de agent tot en met de goedkeuring door de inkoopdirecteur. Als een order te lang blijft liggen, is direct gerichte actie mogelijk. Iedereen die een rol speelt in het proces, krijgt elke ochtend bij opening van de portal de te verwerken orders in beeld. Bovendien verlopen de processen van goedkeuring en controle digitaal en kunnen de geaccordeerde orders ook digitaal aan de leverancier worden gestuurd. "Voorheen nam het gehele proces bij optimale omstandigheden tien dagen in beslag", zegt Wouters. "Nu is dat theoretisch één dag, hoewel het in de praktijk natuurlijk iets langer duurt. Maar de tijdwinst is enorm. Bovendien hebben we altijd volledig inzicht in de status van orders en dat zorgt automatisch voor een snellere verwerking van de orderstroom." De lay-out van het oorspronkelijke formulier is hetzelfde gebleven, maar agenten kunnen bepaalde gegevens, zoals type levering en haven, wel selecteren uit een lijst. Hierdoor is de kans op onduidelijkheden aanzienlijk afgenomen. De beveiliging van het systeem kreeg veel aandacht met een DMZ (DeMilitarized Zone) tussen het internet en het intranet. Verder verifieert het systeem bij inloggen de rechten van agents en hebben ze alleen toegang tot hun eigen orders.
In juli 2005 vond de eerste test plaats, waarbij een grote agent in Hongkong het eerste contract invoerde. Naar verwachting is de portal begin 2006 in gebruik bij alle agenten. Hoewel het project zich nog in de testfase bevindt, zijn medewerkers al erg enthousiast. Zeeman ziet diverse mogelijkheden voor uitbreiding. Wouters: "Het is de bedoeling dat alle winkels binnenkort een DSL-verbinding hebben met het hoofdkantoor. Als het eenmaal zo ver is, kunnen we WebSphere ook voor andere toepassingen gebruiken, bijvoorbeeld om te zorgen dat ziekmeldingen direct binnenkomen bij het hoofdkantoor." Ook is het denkbaar dat vestigingen artikelgegevens of andere informatie uitwisselen. Kortom, Zeeman beschikt met WebSphere Portal over een veelzijdig ontwikkelplatform dat ook in de toekomst breed inzetbaar is.