De branche oplossing Service en onderhoud biedt u alle functionaliteit van de branche oplossing Handel aangevuld met speciaal voor service-, onderhouds- en reparatiebedrijven ontwikkelde functionaliteit.
Service speelt een steeds belangrijkere rol om u te onderscheiden van uw concurrenten. Bovendien is serviceverlening vaak een lucratieve zaak. Met het afsluiten van servicecontracten zorgt u ervoor dat uw klanten zich voor langere tijd aan uw bedrijf binden en verzekert u zichzelf van een continue inkomensstroom.De branche oplossing Service en onderhoud geeft een professioneel service- en reparatiebedrijf alle mogelijkheden die zij nodig heeft om haar activiteiten te plannen en uit te voeren.
Een greep uit de functionaliteit:
ServicecontractenServicecontracten zijn zogenaamde Service Level Agreements (SLA’s) waarin u alle afspraken over het uitvoeren van uw serviceverlening vastlegt. De afspraken hebben betrekking op bijvoorbeeld de onderhoudsfrequentie, het soort onderhoud en de factureringswijze.
Essentieel is een periodieke beoordeling van de resultaten van de servicecontracten. De Prodin-P3 Suite biedt u inzicht in de financiële performance (opbrengsten versus kosten) en de mate waarin u de verplichtingen betreffende bijvoorbeeld responsetijden hebt waargemaakt.
Met een druk op de knop plant u volautomatisch het onderhoud voor een bepaalde periode in bij de monteurs. Uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met de vaardigheden en rayons van de monteurs.
Servicemeldingen - diagnoseHet efficiënt en naar tevredenheid van de klant afhandelen van storingen en reparaties is een belangrijke voorwaarde om bestaande klanten te behouden en nieuwe klanten aan te trekken. De servicemeldingen bieden u hierbij een uitstekend hulpmiddel. De call take registreert de servicemeldingen direct vanuit de relatiecockpit. Alle relevante informatie, benodigd voor een snelle en efficiënte afhandeling van de melding, hebt u on line tot uw beschikking.
Zodra de servicemelding is vastgelegd in Prodin (= identificatie) biedt Prodin u de mogelijkheid een diagnose te stellen. De diagnose is gericht op het vaststellen van de oplossing voor de melding en het eventueel calculeren van de benodigde uren en materialen (de zogenaamde 'diagnose'-calculatie). Tevens stelt u vast of de oplossing onder garantie valt. Op basis van de diagnose beslist u een offerte te maken of direct een monteur in te plannen voor het oplossen van de servicemelding.RMA-afhandeling (reparatie)Reparaties vormen een belangrijk onderdeel van de servicemodule. Kenmerkend voor reparaties zijn dat artikelen of onderdelen worden ontvangen en intern worden verwerkt. Wij kennen hier een RMA-afhandeling voor. RMA staat voor 'Return Material Authorization' oftewel de toestemming die u aan uw klanten geeft om producten retour te sturen. De RMA procedure is opgezet om retourzendingen zo optimaal mogelijk te organiseren. De klant vraagt bij u een uniek RMA nummer aan dat gebruikt moet worden als identificatie op de retourzendingen.In de praktijk veel voorkomende redenen voor een RMA-procedure zijn:
Installatie verkoopordersVeel bedrijven hebben niet alleen serviceactiviteiten, maar verkopen ook de producten die zij in onderhoud hebben. De producten worden niet alleen geleverd, maar worden ook bij de klant geïnstalleerd en eventueel in gebruik gesteld. MonteursplanningServiceactiviteiten zijn afkomstig uit servicecontracten, servicemeldingen of verkooporders. Voor het daadwerkelijk uitvoeren en plannen van deze activiteiten wordt gebruik gemaakt van serviceorders. Dit zijn werkopdrachten waarop alle relevante gegevens zijn vermeld, zoals soort werkzaamheden, planning, werkadres en de contactpersoon. Uiteraard genereert u deze serviceorders volautomatisch vanuit het preventief onderhoudsplan, de servicemelding of de verkooporder.
De grafische monteurs-planning geeft u in een oogopslag inzicht in alle geplande activiteiten van de monteurs. U kiest zelf welke periode (dagen/weken) hierbij wordt getoond. Mobile Field ServiceMobile Field Service biedt u de oplossing voor het efficiënt en professioneel afhandelen van de administratieve werkzaamheden van uw monteurs. Geen papieren werkbonnen die u handmatig moet overtikken in het systeem maar een foutloze verwerking zonder verdere handmatige tussenkomst. De monteur, voorzien van een mobile device (PDA, tablet pc of laptop) staat via GPRS/UMTS communicatie in verbinding met de Prodin back office. Op het mobile device draait een speciaal voor de monteurs ontwikkelde applicatie die real-time synchroniseert met de Prodin-P3 back office. Indien er geen verbinding beschikbaar is, kan de monteur off line doorwerken en vindt synchronisatie plaats wanneer deze weer tot stand komt. Facturering kan direct plaatsvinden na uitvoering van het onderhoud. Dit gebeurt uiteraard door de back office.Een greep uit de voordelen: