Elektronische dienstverlening is een onderwerp dat hoog op de agenda staat bij veel gemeenten. Informatie en diensten moeten op een heldere, transparante en gepersonaliseerde wijze manier via alle communicatiekanalen (web, contact center, balie, post) worden aangeboden en eenvoudig vindbaar zijn, zowel voor burgers als medewerkers van de gemeente. Om dit mogelijk te maken is niet alleen een goed ingerichte digitale loketfunctie van belang – een betrouwbare en efficiënte zakenadministratie is minstens even belangrijk.
GovUnited heeft samen met Inter Access een pilot uitgevoerd om een bruikbaar zakensysteem in te richten op basis van praktijkervaring, standaard software, en herkenbare business cases. In de opvatting van GovUnited is een zakensysteem een generieke toepassing die de relevante processen en zaaktypen kan ondersteunen met behulp van document management, workflow management en enterprise content management.
De pilot heeft het bestaande maatwerk zakensysteem Mozaiek van de gemeente Dordrecht als referentie gebruikt; ook GFO-zaken wordt als leidraad gehanteerd.
Het systeem door Inter Access is ingericht in het open source systeem Alfresco, dat enterprise content management, document management en workflow management op een slimme manier in zich verenigt. Omdat de reikwijdte van Alfresco veel verder gaat dan 'alleen' een zakensysteem, ontstaat een mooi startpunt voor integratie met andere gemeentelijke processen rondom documenten en werkstromen, zoals website content management, backoffice integratie, documentvoorbereiding, versiebeheer en archivering.
In overleg met de deelnemende gemeenten Zaanstad en Amsterdam zijn de volgende onderwerpen in de pilot uitgewerkt:1. Melding openbare ruimte met geo-informatie. Een melding wordt als zaak in het systeem geopend, op de kaart getoond (via Google Maps), en toegewezen aan de behandelaar.2. Verwerking van de integrale horecavergunning, zoals die door Amsterdam is ontwikkeld, gecombineerd met o.a. workflow, dossierbeheer en publicatie van resulterende documenten. De horecavergunning vormt 1 zaak met daarbinnen verschillende feitelijke vergunningstrajecten. Er wordt ook aandacht geschonken aan ketenintegratie.3. Aanvraag en toekenning van uitgaande subsidies voor instellingen, met een link naar publicatie van bekendmakingen.
Met een succesvolle demo heeft Inter Access samen met GovUnited de pilot zaaksysteem afgerond. De pilot was bedoeld om inzicht te krijgen in de mogelijkheden van een zaaksysteem op ASP-basis. De resultaten van deze pilot en de aandachtspunten die daar uit voortgekomen zijn, worden meegenomen in de ANDEZ3-aanbesteding.Bron: GovUnited